文档管理
但文档管理不仅仅是保存和存储信息以便日后查找。它还涉及共享文档、跟踪文档、连接文档，以及——最重要的是——将它们发送给合适的人员。
阅读文档管理设施的细则
俗话说，一分钱一分货，文档管理就是最好的例证。网络上流 海外数据 传着各种程序，声称可以管理文档交易。其中一些程序是专门为 Windows 设计的，或者至少他们声称可以这样做。但您需要小心谨慎地从互联网上获取信息。
例如，有些文档管理器应该免费使用。但如果你仔细阅读细则，就会发现其中有“程序内”购买。在线评论表明，许多功能（包括打开和保存文档）都需要付费才能使用。这种行为让该程序只获得了极少的评分和一些差评。
其他程序并不承诺其产品免费，但可以很好地与 Windows 集成。软件购物者有机会通过演示预览产品，其中包括视频、销售宣传、pdf 等。如果您习惯 Windows 格式和行为，它似乎很容易使用，并且提供许多 Windows 产品的集成，例如 Outlook、PowerPoint、Publisher 等。价格未指定 – 而是向购物者发送一份措辞礼貌的邀请“讨论贵公司的需求”。
Google – 适用于 Windows 的文档管理系统？
在 Google 上搜索“Windows 11 文档管理器”，会出现 Google 办公套件和其他资源。这些资源多年来一直在不断改进，但可能并不是真正的“Windows 文档管理器”，因为大多数套件都通过 Chrome 浏览器运行，而 Chrome 浏览器并不总是能与 Office 365 很好地兼容。此外，在 Windows 11 机器上使用 Google 通常会显示这样的小消息：“Bing 比 Google 更好。”“Bing 比 Google 快 200%，而且更安全。”所以，你知道，Google+ 可能会出现在搜索结果中，它确实有一些价格实惠的优秀产品，但它可能不是 Windows 10 的文档管理器。然而，它可以解决跨平台共享文档的问题——通常是一个考虑因素。
Folderit DMS 和 Windows 11
另一方面，有一种文档管理系统可以与 Windows 11 配合使用，以及您手头上可能 BY 列表 有的任何其他办公软件。Folderit 是一种云服务，可以很好地与 Windows 11、Mackintosh 甚至 Linux 配合使用，因为您可以将文档上传到文件夹中，然后使用软件访问它们。所有文档都使用 SSL 上传，因此您知道您的数据不会散布到整个互联网上。一旦文件到达，Folderit 会对所有文件进行加密，并让订阅者可以选择在其帐户内设置文件夹的凭据，以增加一层保密性，从而提供比 Google 或 Amazon 等大品牌存储设施更好的安全性。这样，您可以让一个小组将文档上传到标有“图书馆”的文件夹中，因为他们交换建立公司图书馆的想法，而另一个文件夹则专门用于会计。只有每个领域涉及的人员才能访问其文件夹的内容。
访问 Folderit 中的数据
话虽如此，你可能会认为，如果信息被埋在专 公司需要良好文档管理系统的 5 个理由 有文件夹中，即使你确实需要它，也可能永远无法被人看到。 然而，Folderit 的设置是使用元数据和标签来跨文件夹访问所需信息，这样你——老板或有权访问所有或大多数文件夹的人——就可以访问你需要的信息。
不仅如此，Folderit 还设置了一个电子邮件系统，可用于提醒人们需要签字的文件和类似事项。您可以使用常规电子邮件将文件直接发送到 Folderit 存储系统。
总结
或者换句话说，Folderit 可以完成第一个系统的所有功能，并且不会收取额外费用。它可以完成第二个系统的所有功能，而且价格并不神秘——您可以在 Folderit 网页上查看。它旨在满足一家拥有至少 5 名成员、5 GB 存储空间的公司的需求——只需支付一个低价，或者为无限数量的人员提供 2 TB 的存储空间，以方便您使用。Folderit 会将其信息备份三次，并对其进行加密，您可以根据需要随时下载副本以在本地存储，从而增强安全性。
不是一个团队生产平台
Folderit 唯一缺少的就是生产团队协作系统。但您可以利用其分配文件夹访问权限的功能以及文档签收电子邮件提醒功能轻松弥补这一缺陷。这使得专门的团队可以轻松共享文档，并为他们设置内部截止日期以签收合并文档或编辑操作。
为了胜利目前，Windows 系统有许多不同类型的云文档。有些很昂贵，有些对其成本很神秘，有些非常简单，只提供存储 – 没有其他功能。有些完全未加密，有些提供加密，但仅限于入门级，而有些提供加密但持有密钥。Folderit 为您提供广泛的数据存储最佳实践 – 备份、加密、透明费用调整以及元数据和标记以方便定位 – 包括 pdf 文档。它与本地计算机硬盘上的存储系统一样易于使用，并且易于设置。如果您了解如何使用 Windows 本地文件夹系统，您会发现 Folderit 轻而易举。
