有些人甚至声称受到了它的启发。然而，无法追踪的文档的后果可能会成为一个复杂的问题。这就是为什么你需要一个好的文档管理系统。
1. 文件随时可用
当员工们到处共享文件时，尽管版本控制和文件 海外数据 控制的用意是好的，但总有一天，人们会对最新版本提出争议，然后开始一场“寻找正确文件”的游戏，人们会查看彼此的邮件链、即时通讯历史记录，甚至查看文档的创建位置，以找到丢失的文件。或者，甚至更糟的是，正确的文件因为某种病毒、损坏或疏忽而丢失。使用具有自动文件版本控制、元数据、自定义元数据、审计日志的文档管理系统，您可以控制文档。一切都触手可及，流程所有者被明确定义和识别。追踪文件不会浪费多少时间，审计日志将追踪谁在何时对文件拥有多少访问权限。
2. 文件安全
安全性可能不是系统中每个文档的首要任务，但现代网络 CG 线索 安全的工作方式是，您的安全取决于您最薄弱的环节。将文档分散在不同设备上意味着无法控制谁可以在何时访问该文档。因此，安全的文档管理系统可以保护您。您可以决定谁可以访问哪个文件。Google 的双因素身份验证器保护的 256 位银行级加密意味着您的文件不会被未经授权访问。
您还可以获得以下优势：
- 传输过程中的数据被盗（由于 SSL 加密）
- 自动备份
- 文件保存期限
- 灾难恢复（三重备份）
- 加密、安全存储
- 并行或连续审批文件
- 审计日志
3. 避免使用实物文档
对于某些业务，例如会计和法律事务，这是一条真 如何在疫情期间利用文档管理系统高效在家办公 正的生命线。您不必为每件小事筛选大量文件，只需将文档数字化，并相信行业领先的 OCR 搜索可以帮助您找到所有文件，即使它们是只读格式，如图像、扫描或 PDF。使用适当的元数据、自定义元数据和相关文件，您可以为所有有意义的文档创建可靠的线索，而无需打印任何内容。这更节省存储、空间和时间，最重要的是可以帮助您减少碳足迹。
4. 你无处不在
与团队协作应该像坐在一起一样简单。然而，这是远程办公的时代。借助 DocuSign 等协作工具（需要单独订阅），以及良好的文档管理系统将允许您在地球上的任何地方平等访问的事实，您应该能够像使用可访问网络的智能手机一样不受阻碍地使用最先进的机器工作。即使在网速有限的地区，您也可以通过电子邮件更新文档，并在进入系统时对所有内容进行整理。此外，您甚至可以使用 Microsoft Office 365（需要单独订阅）处理实时文档，并实时更新它们，就像您坐在一起一样。
5. 你将会成长
企业最不希望看到的是，在扩张的前沿，却被业务历史中堆积如山的文书工作所阻碍。文档管理系统旨在通过从一开始就处理所有事情来缓解所有这些问题。即使这是您选择数字化的那一刻，随着每份文档的数字化，艰巨的任务也会变得平稳。到了扩张的时候，每个文件和文档都会被分类、组织和访问。
结论
借助 Folderit 这样的解决方案，您可以享受良好文档管理解决方案带来的所有便利，这样您就可以专注于工作，不用考虑其他事情。
