如何在 Outlook 中创建和使用电子邮件模板:3 种方法
您是否知道 Outlook 电子邮件在全球拥有约4 亿订阅者?它是 Gmail 的最大竞争对手。无论喜欢还是讨厌,电子邮件都是我们个人生活和商业世界中不可或缺的一部分。在工作中,我们花费大量时间向不同的收件人发送类似的内容 – 无论是常规客户更新还是每周向老板汇报。在发送这些电子邮件时,我们经常忽略插入关键细节,例如更新主题行、提及产品更新或联系不同的联系人。这种疏忽在常规重复的电子邮件中很常见。
如果您遇到类似的挑战
这里有一些好消息。您可以使用 Outlook 的电子邮件模板简化您的工作流程。这些模板消除了将以前的电子邮件复制并粘贴到新邮件中的需要,并防止疏忽。用户可以通过学习如何创建和使用 Outlook 的电子邮件模板来挽回数小时的生产力损失。只需单击一下,他们就可以重复使用邮件,从而节省时间和精力。但是,您如何在 Outlook 中制作和利用电子邮件模板进行日常通信呢?请继续阅读以了解更多信息。
什么是 Outlook 电子邮件模板?
电子邮件模板是可重复使用的消息或布局。模板使您能够使用来自其他相关内容的已保存文本,而无需重新撰写电子邮件。用户可以根据需要重复使用一个模板,并进行微小或重大修改。这可确保电子邮件通信的一致性并节省大量时间。使用 Outlook,在其桌面应用程序和网站上创建和访问模板非常容易。
如何在 Outlook 中创建和使用电子邮件模板:3 种方法
Microsoft 具有内置电子邮件模板功能,可让您创建预定义的电子邮件内容。跳过“Ctrl+C、Ctrl+V”。发现更好的东西。使用 Outlook 电子邮件模板加快创建那些平凡、重复的电子邮件的速度。
如何在 Outlook 中创建电子邮件模板
方法 1. 在Windows上创建模板
打开 Outlook 后,单击“主页”选项卡并选择“新电子邮件”。
会出现一个撰写窗口。在这里,您可以在邮件正文中输入您的消息。
专业提示:该模板允许您设置主题行并选择一个或多个收件人。
您会注意到,默认电子邮件签名在此阶段自动出现。因此,最好从模板中删除签名。之后,单击“文件”和“另存为”。在“保存类型”字段中,选择“Outlook 模板”。将文件名更改为适合您目的的名称。
虽然 Outlook 模板保存在默认位置,但您可以通过选择首选位置并单击“保存”来更改此位置。
专业提示:您可以更进一步,安排 Outlook 电子邮件的传递。
方法 2. 在Mac上创建模板
如果您是 Mac 用户,步骤与 Windows 相同。打开 Outlook 并撰写新电子邮件后,您可以将其保存为模板以供将来重复使用。唯一的区别是,保存后,您可以从各种标签中进行选择,例如“工作”、“重要”、“蓝色”、“红色”等。这有助于区分您的邮件。
方法 3:在 Web 上创建模板
在线制作模板时,在完成打开 Outlook 和创建新电子邮件等基本操作后,请不要在屏幕上的电子邮箱中输入任何消息。
相反,单击“更多选项”或右上角的三个点,然后选择“我的模板”。
在弹出的框中选择“模板”来添加您的新模板。
在正文中输入适合您的消息模板的标题,然后点击“保存”。
如何使用 Outlook 电子邮件模板
开发模板只是电子邮件通信的一个方面。现在,让我们探索如何将其付诸实践。将电子邮件模板插入到您的邮件中只需不到一分钟。
方法 1:在 Windows 上使用电子邮件模板
在 Windows 中,打开模板取决于您保存它的位置。可以从两个位置打开它。
在默认位置
在下拉菜单中的“主页”选项卡中,选择“新项目”。然后选择“更多项目 > 选择表单”。
接下来,从下拉列表中的“查找范围”字段中选择“文件系统中的用户模板”。
从屏幕上的列表中选择模板,然后单击“打开”。
模板现在将在新电子邮件撰写窗
口中打开。您可以根据自己的喜好随意自定义模板,也可以直接发送。
从选定位置
确定模板的保存位置,然后导航到该位置。找到后,单击该模板。
它将在 Outlook 的新电子邮件撰写窗口中打开。瞧,您已准备就绪!
方法 2:在 Mac 上使用电子邮件模板
您必须转到“文件”,然后选择“新建”。
之后,选择“从模板发送电子邮件”。
接下来,点击“打开”。
此操作将在新的电子邮件撰写窗口中打开模板。
方法 3:使用网络上的电子邮件模板
打开新电子邮件后,点击右侧工具栏选择“更多选项”。
然后,选择“我的模板”。选择模板后,它将在新消息窗口中打开。
现在,您可以自定义模板或者按原样发送。
如何编辑现有模板
可以编辑预先存在的模板。您创建的模板也可以。这就像更改 Word 文档文件一样简单。只需打开、编辑和保存即可!
在 Windows 上编辑模板
按照前面提到的步骤打开模板。
您可以在新的电子邮件撰写窗口打开后进行必要的更改。
导航到菜单,单击“文件”,然后选择“另存为”。
在下拉列表中选择“Outlook 模板”,输入文件名,您可以用新模板替换或覆盖现有文件。
在 Mac 上编辑模板
在 Mac 上编辑模板时,步骤与 Windows 流程非常相似,只有很小的差异。提示的语言可能略有不同,但总体而言,按照上述步骤应该可以顺利完成整个过程。
在网络上编辑模板
首先,导航至“新项目”或“更多项目”,然后选择“表单”。在“查找范围:”框中,选择“文件系统中的用户模板”。选择相关表单并点击“打开”。现在,输入必要的信息,最后点击“发送”,一切就绪。
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回旋镖
我们都经历过这种情况——在购物时,理想的电子邮件推销想法在脑海中形成。然而,当你回到家时,要点却从你的记忆中消失了。在这种情况下,完美的补救措施是 Boomerang。你可以在电子邮件中记下你的想法,回家后完善它们,并在你想要的时候准确地发送它们,无论是两小时后还是两天后。
Boomerang 拥有众多功能,当收件人查看电子邮件时,即使他们没有回复,也会通知发件人。它还支持跟踪打开的链接。其他功能包括电子邮件更新、安排重复消息、暂停收件箱和暂停电子邮件。
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文字闪电
节省时间就是赢得时间,Text Lightning 可以为您提供帮助。它可以解决您的电子邮件过载问题。
Text Lightning 可立即访问过去电子邮件中的类似文本,从而获得写得更好、更详细的回复。您只需撰写一次回复即可。以后可根据需要重复使用它。您可以使用高级功能根据各种变量设置条件响应。这允许应用针对您要发送的特定响应量身定制的不同模板。
清除上下文
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总结
电子邮件模板彻底改变了游戏 如何制作黑暗主题:从设计到开发。指南针邮差包 规则。比点击“发送”更令人兴奋的事情就是不必重复输入相同内容的纯粹乐趣。根据您的特定需求制作个性化模板并简化您的电子邮件工作流程。它们为我们节省了大量的时间和精力。让您的 Outlook 电子邮件体验比以往更加简化。通过 Outlook 电子邮件模板发送的每封邮件都体验增强的自定义功能。