答案是肯定的，我们可以，事实上，这会带来更好的生活。由于新冠疫情一波又一波地来袭，以下是如何在新冠疫情期间使用文档管理系统高效在家办公的方法。
1. 简化的工作流程
随着电子邮件的增多，依赖连锁电子邮件会导致文件管理、文档版本跟踪、批准和常规更新方面的问题。但是，好的 DMS 提供了良好的文档管理工作流程。您可以标准化和改进文档审核和批准流程，从而随着文档的增长提高工作效率。您可以通过获取批准、查看审计日志、维护文档的元数据、自定义元数据和版本来进一步改善工作流程。
有了这样的 DMS，您的内容将可以在世界上任何有网络访 电话号码库 问权限的设备上访问，因此您可以随心所欲地远程访问。您甚至可以通过电子邮件发送相关文档，这样它们就会直接出现在专用文件夹中。
2. 利用 Office 365 和 DocuSign 等工具实现更好的协作
使用 Office 365 和 DocuSign 等协作工具（两者均需要单独订阅），您可以与团队一起工作，就像坐在一起一样。您可以与团队同时使用 Microsoft Word、Excel 或 PowerPoint，并使用 DocuSign 对其进行签名并准备好您的数字签名。
无论您身在何处，只需轻点几下鼠标即可完成工作。
3. 安全与保障
远程工作让那些注重网络安全的组 撰写完美文章结尾的完整指南 织感到不自在。强大的 DMS 将提供可靠的安全解决方案，即现代银行使用的 256 位加密，即使是最强大的计算机也需要数十亿年才能破解。此外，您的文件将通过 SSL 传输，您可以选择实施您选择的密码策略以及由 Google 提供支持的双因素身份验证。您的密码策略可以决定密码长度以及更改密码的频率。Folderit 还将文件存储在 Amazon Web Services 的 S3 上，这可确保在一年内 99.99% 的对象持久性，同时还在不同位置维护三份备份（在您可能自己保留的任何备份之上）。
4. 使用文件版本跟踪更改
当多个团队处理多个文档时，文件创建和更新很简单。但是，必须恢复到 CG 线索 旧版本是一个挑战。当多个团队处理同一个文档并创建多个版本时，这个问题会更加严重。
Folderit 解决了这个问题，它允许用户创建多个版本的文档，同时保留原始文件的数据和所有之前的修订。只需单击一下即可检索所有以前的版本。Folderit 还具有文档签入/签出工具，允许用户锁定其他用户，以避免重复内容。
5. 搜索更加简单
远程办公也意味着你可能在路上。你并不总是有时间精确地整理你的数据。不过，你可以直接通过电子邮件将文档发送到特定文件夹。这意味着你最终可能会得到未分类的文档。
良好的文档管理系统可以组织文件以使其可搜索，尤其是如果该文档管理系统具有强大的 OCR 搜索功能。
您可以搜索不可选择、不可编辑或不可复制的文本，例如屏幕截图、PDF、照片等。这使得可以在档案中搜索其他数据，从而使搜索文件的体验更加轻松。
6. 关联文件和包含元数据
归档只是这项工作的一小部分。这项工作的另一个方面是数据检索。为了回收和与新客户重新共享以前的文档，公司知道在最后一刻发现关键部分丢失并重新做一遍的痛苦。有些资产（如徽标或电影）除了名称外几乎没有其他背景信息，即使使用 OCR 也无法找到。为此，我们将元数据附加到每个条目。使用 Folderit 可以轻松自定义元数据字段。此外，这还允许您跟踪数据积累。使用 Folderit 的云文档管理软件，您可以链接不同文件夹中的文件，无需单独查找每个文件。
结论
经过大量测试，Capterra 将 Folderit 评为最用户友好的 DMS，击败了 500 多种其他产品。作为最用户友好的系统，Folderit 的表现优于所有其他云存储替代方案。
